Od podateľne k vybaveniu
Nastavíme príjem, evidenciu, prideľovanie a spracovanie. Používatelia vidia svoju úlohu a podklady; správcovia priebeh aj históriu jednotlivých krokov.
DEPO. Dokumenty a spisy pre každodennú prácu.
Riešenie ALTAIR na platforme ELO prepája evidenciu, vybavovanie a dokumentové agendy. Nasadenie pripravíme podľa veľkosti organizácie, procesov a miestnych požiadaviek.
Dokumenty v pracovných agendách
DEPO možno zapojiť do zmlúv, faktúr, žiadostí a ďalších agend. Vyjasníme väzbu na evidenciu aj údaje potrebné na vlastnú prácu.
Prepojenie s vašimi systémami
Pripravíme integračné väzby na príjem dokumentov, identity, podpisové služby a aplikácie. Návrh zahŕňa kontrolu odovzdania aj postup pri chybe.
Užitočná automatizácia
Opakované kroky riešime pravidlami a workflow. AI môže pomôcť s rozpoznaním dokumentu, údajmi alebo návrhom zaradenia s potrebnou kontrolou výsledku.
Ukážka podľa vašej organizácie
Na spisovka.online nájdete produktovú prezentáciu DEPO. Pri spoločnej ukážke prejdeme typické dokumenty, agendy a možnosti nasadenia.
Slovenská správa registratúry
Na Slovensku vychádzame z pravidiel správy registratúry, registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu. Českú atestáciu eSSL neposudzujeme ako náhradu slovenských požiadaviek.
Samostatná evidencia / Riadené odovzdanie / Elektronická spisová služba → Identita dokumentu / Metadáta a väzby / Oprávnenia a audit. Odovzdanie podľa pravidiel evidencie; nejde o voľný presun mimo právneho režimu.
Časté otázky
Je DEPO vhodné aj pre menšiu organizáciu?
Áno, pripravujeme aj menšie nasadenia. Rozhoduje rozsah evidencie, roly, integrácie a prevádzka. Pri ukážke odlíšime potrebné funkcie od neskorších rozšírení.
Aký je rozdiel medzi DMS a českou eSSL?
DMS podporuje prácu s dokumentmi. Česká eSSL navyše rieši zákonom určenú evidenciu a životný cyklus dokumentov pôvodcu. Systémy môžu spolupracovať, ale bežné DMS nie je automaticky eSSL ani slovenský registratúrny systém.
Môže agenda zmlúv tvoriť samostatnú evidenciu?
Treba určiť dokumenty, údaje, zodpovednosť, uchovávanie a väzbu na registratúru. Český režim samostatnej evidencie má vlastné požiadavky. Samostatný program sa evidenciou podľa zákona nestáva automaticky.
Čo potvrdzuje česká atestácia eSSL?
Posudzuje systém voči stanoveným českým požiadavkám. Overte konkrétny produkt, verziu a platnosť dokladu. Atest nepotvrdzuje správne nastavenie a používanie u každého zákazníka ani splnenie slovenských požiadaviek.
Je obrázok podpisu elektronickým podpisom?
Vizuálna značka sama nepreukazuje totožnosť ani integritu dokumentu. Treba odlíšiť vzhľad, technické prostriedky a požadovanú úroveň podpisu. Platí to aj v podpisovej knihe.
Cloud alebo vlastné servery?
Rozhodujú údaje, dostupnosť, integrácie, kapacity tímu a náklady. Porovnáme modely vrátane záloh, obnovy a ukončenia služby. Verejná správa má aj požiadavky na konkrétnu cloudovú ponuku.
Čo ovplyvňuje cenu a dĺžku implementácie?
Počet agend, používateľov a integrácií, kvalita údajov a rozsah úprav. Ponuka má odlíšiť licencie, implementáciu, migráciu a podporu. Plán sa spresňuje podľa zadania a súčinnosti.
Sú všetky zobrazené moduly v základnej licencii?
Rozsah sa určuje v ponuke. Rozlišuje sa ELO, vlastné moduly, integrácie a služby tretích strán. Funkcie ukážky priradíme ku konkrétnym položkám riešenia.
Čo pripraviť na prvú ukážku?
Opíšte bežnú agendu, účastníkov a problém. Pomôže anonymizovaný dokument a potrebné údaje. Citlivé podklady dohodneme zvlášť; na prvý rozhovor ich netreba.
Čo je kľúčové pri zmene evidenčného systému?
Včas získať popis a export údajov, zmapovať dokumenty a spisy a dohodnúť prechod otvorených vecí. Skúšobná migrácia a kontrola sa majú vykonať pred odstavením pôvodného riešenia.
Je český atest eSSL platným slovenským posúdením systému?
Nie automaticky. Český atest sa vzťahuje na český právny a technický rámec. Pri slovenskom projekte treba overiť príslušné požiadavky na systém správy registratúry a doklady pre konkrétne riešenie.
Čo treba pripraviť pred zavedením registratúrneho systému?
Registratúrne pravidlá, plán, roly, typy záznamov, lehoty uloženia a väzby na ďalšie aplikácie. K tomu patria migračné podklady a scenáre overenia. Konkrétne povinnosti sa určujú podľa postavenia pôvodcu.