Agenda podľa potrieb používateľov
Pri zmluvách sú dôležité strany, termíny a záväzky, pri faktúrach schválenie a účtovníctvo. Pracovné prostredie navrhneme podľa týchto potrieb.
Samostatné evidencie a pracovné agendy
Zmluvy a faktúry potrebujú vlastné údaje a postupy. Pomôžeme ich prepojiť so správou dokumentov tak, aby evidencia nadväzovala na každodennú prácu.
Jasná zodpovednosť za evidenciu
Určíme rozhodujúci záznam, jeho metadáta, uchovávanie a vyraďovanie. Český pojem samostatnej evidencie dokumentov nepreberáme automaticky ako slovenský právny režim.
Odovzdávanie medzi systémami
Navrhneme okamih odovzdania, identifikátory a kontrolu prijatia. Dokument zostane dohľadateľný aj pri chybe alebo opakovaní prenosu.
Riešenie nad ELO
Agendy možno prepojiť s DMS a DEPO. Rozdelenie rolí medzi pracovnú aplikáciu a evidenciu pripravíme tak, aby nevyžadovalo opakované zadávanie údajov.
Samostatná evidencia / Riadené odovzdanie / Elektronická spisová služba → Identita dokumentu / Metadáta a väzby / Oprávnenia a audit. Odovzdanie podľa pravidiel evidencie; nejde o voľný presun mimo právneho režimu.
Časté otázky
Môže agenda zmlúv tvoriť samostatnú evidenciu?
Treba určiť dokumenty, údaje, zodpovednosť, uchovávanie a väzbu na registratúru. Český režim samostatnej evidencie má vlastné požiadavky. Samostatný program sa evidenciou podľa zákona nestáva automaticky.
Aký je rozdiel medzi DMS a českou eSSL?
DMS podporuje prácu s dokumentmi. Česká eSSL navyše rieši zákonom určenú evidenciu a životný cyklus dokumentov pôvodcu. Systémy môžu spolupracovať, ale bežné DMS nie je automaticky eSSL ani slovenský registratúrny systém.
Aký je vzťah dokumentu a spisu?
Dokument je jednotlivý záznam, spis spája záznamy patriace k jednej veci. Dôležité nie je len spoločné uloženie, ale aj väzby, stav vybavenia a pravidlá uzatvorenia.
Musíme pri zavedení DMS meniť ERP alebo CRM?
Spravidla nie. Dokumentové služby možno napojiť na existujúce aplikácie. Najprv overíme rozhrania, dostupné údaje a identity, potom navrhneme spôsob integrácie.
Možno záznam zmazať hneď po uplynutí lehoty?
Nie automaticky. Treba dodržať príslušný postup vyraďovania a zohľadniť aj ďalšie povinnosti či pozastavenie vyradenia. Český a slovenský postup sa posudzujú podľa vlastných predpisov.
Ako obmedziť závislosť od dodávateľa?
Dohodnite export dokumentov, metadát a väzieb, dokumentáciu a súčinnosť pri ukončení. Overte použiteľnosť exportu. Samotné stiahnutie súborov nezaručuje prenositeľnosť celého riešenia.