Dokument pri obchodnom prípade
Dokument naviažeme na objednávku, zmluvu, zákazníka alebo iný záznam. Určíme správcu jednotlivých údajov a spôsob preberania zmien.
Prepojíme dokumenty s vašimi systémami
DMS má spolupracovať s ERP, CRM, portálmi a internými agendami. Pripravíme rozhrania, ktoré zachovajú dokumenty, údaje, oprávnenia aj prehľad o výsledku.
Identity a oprávnenia
Integráciu spojíme so správou používateľov a rolí. Prístup overíme pri zobrazení aj sťahovaní dokumentu.
Spracovanie hneď alebo na pozadí
Podľa potreby zvolíme priame volanie rozhrania alebo spracovanie vo fronte. Ošetríme opakovanie, duplicity a nadväzujúce kroky.
Prevádzkový dohľad
Pripravíme logovanie, sledovanie chýb a postup opätovného spracovania. Správca potrebuje vedieť, čo sa stalo a ako pokračovať.
eGovernment a podpisové služby
Pri evidencii riešime aj väzby na príjem podaní a ďalšie služby. Rozsah závisí od dostupných rozhraní a prostredia zákazníka.
ERP / CRM / Personálny systém / Portál / Agendový systém / eGovernment → Integračná vrstva → ELO / DEPO → Úložisko dokumentov / Metadáta a väzby / Workflow / Oprávnenia a audit. Autorizácia · monitoring · logovanie · opakovanie
Časté otázky
Čo sa stane pri výpadku prepojeného systému?
Integrácia má zaznamenať neúspech, rozlíšiť dočasnú chybu a umožniť bezpečné opakovanie. Podľa potreby využije frontu alebo riadenú odpoveď. Výsledok už spracovaných krokov musí zostať dohľadateľný.
Musíme pri zavedení DMS meniť ERP alebo CRM?
Spravidla nie. Dokumentové služby možno napojiť na existujúce aplikácie. Najprv overíme rozhrania, dostupné údaje a identity, potom navrhneme spôsob integrácie.
Kto uvidí citlivé dokumenty?
Prístup sa nastavuje podľa rolí, skupín a agend. Overiť treba aj náhľady, exporty, integračné účty a zmeny pracovného zaradenia. Skrytý odkaz v menu nie je kontrola prístupu.
Ako obmedziť závislosť od dodávateľa?
Dohodnite export dokumentov, metadát a väzieb, dokumentáciu a súčinnosť pri ukončení. Overte použiteľnosť exportu. Samotné stiahnutie súborov nezaručuje prenositeľnosť celého riešenia.
Možno použiť len dokumentovú časť riešenia?
Áno, spoluprácu možno zamerať na úložisko, integrácie alebo agendu. Najprv overíme funkčné a licenčné závislosti; nie každý komponent je samostatný produkt.
Čo ovplyvňuje cenu a dĺžku implementácie?
Počet agend, používateľov a integrácií, kvalita údajov a rozsah úprav. Ponuka má odlíšiť licencie, implementáciu, migráciu a podporu. Plán sa spresňuje podľa zadania a súčinnosti.