Vom Eingang bis zum Abschluss
Wir richten Eingang, Registrierung, Zuordnung und Bearbeitung ein. Anwender sehen Aufgabe und Unterlagen; die Administration kann Verlauf und Historie nachvollziehen.
DEPO. Dokumente und Akten im Arbeitsalltag.
Die ELO-basierte Lösung von ALTAIR verbindet Erfassung, Bearbeitung und Fachanwendungen. Die Einführung richtet sich nach Ihrer Organisation, den Prozessen und den lokalen Anforderungen.
Dokumente in Fachanwendungen
DEPO kann mit Vertrags-, Rechnungs- und Antragsprozessen verbunden werden. Wir definieren die Übergabe an die Schriftgutverwaltung und zusätzliche Fachinformationen.
An Ihre Systeme angebunden
Wir planen Schnittstellen zu Eingangskanälen, Identitäten, Signaturdiensten und Anwendungen. Übergabeprüfung und Fehlerbehandlung gehören dazu.
Automatisierung mit Nutzen
Regeln und Workflows übernehmen wiederkehrende Schritte. KI kann Dokumente erkennen, Daten gewinnen oder eine Zuordnung vorschlagen; die nötige Prüfung bleibt Teil des Ablaufs.
Die Lösung kennenlernen
Auf spisovka.online finden Sie die DEPO-Produktpräsentation. In einer gemeinsamen Vorführung betrachten wir Ihre Dokumentenarten, Anwendungen und Einsatzbedingungen.
Anforderungen für Projekte in Deutschland
Im deutschen Umfeld zählen Aktenplan, Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit und geregelte Aussonderung. Behörden und Unternehmen haben unterschiedliche Anforderungen. Ein tschechischer eSSL-Nachweis ersetzt deren Prüfung nicht.
Separates Register / Kontrollierte Übergabe / Elektronische Schriftgutverwaltung → Dokumentidentität / Metadaten und Beziehungen / Berechtigungen und Audit. Die Übergabe folgt den Registerregeln; kein freier Wechsel außerhalb des Rechtsrahmens.
Häufige Fragen
Eignet sich DEPO auch für kleinere Organisationen?
Wir planen auch kleinere Installationen. Entscheidend sind Registrierungsumfang, Rollen, Schnittstellen und Betrieb. In der Vorführung trennen wir notwendige Funktionen von späteren Erweiterungen.
Was unterscheidet DMS und tschechische eSSL?
Ein DMS unterstützt Dokumentenarbeit und Prozesse. Eine tschechische eSSL berücksichtigt zusätzlich die gesetzlich geregelte Registrierung und den Lebenszyklus der Unterlagen. Ein allgemeines DMS ist deshalb nicht automatisch eine eSSL.
Kann eine Vertragsanwendung als gesonderte Registrierung dienen?
Dokumente, Metadaten, Zuständigkeit, Aufbewahrung und Übergaben müssen festgelegt werden. Der tschechische Rechtsbegriff hat eigene Voraussetzungen; eine eigenständige Anwendung erfüllt diese nicht automatisch.
Was bestätigt die tschechische eSSL-Attestierung?
Sie bewertet ein System nach festgelegten tschechischen Anforderungen. Prüfen Sie Produkt, Version und Gültigkeit. Sie bestätigt weder jede Kundenkonfiguration noch die Erfüllung deutscher Vorgaben.
Belegt ein Unterschriftsbild eine elektronische Signatur?
Die sichtbare Darstellung allein belegt weder Identität noch Dokumentenintegrität. Erscheinungsbild, eingesetzte Technik und rechtlich benötigtes Signaturniveau sind zu unterscheiden.
Cloud oder eigene Infrastruktur?
Daten, Verfügbarkeit, Schnittstellen, Betriebskapazität und Kosten entscheiden. Vergleichen Sie auch Sicherung, Wiederherstellung und Ausstieg. Im öffentlichen Bereich sind die Bedingungen des konkreten Cloud-Angebots zusätzlich zu prüfen.
Was beeinflusst Kosten und Projektdauer?
Anwendungen, Nutzer, Schnittstellen, Datenqualität und Anpassungen. Ein Angebot sollte Lizenzen, Einführung, Migration und Support trennen. Ein realistischer Plan berücksichtigt auch Vorbereitung und Mitwirkung des Kunden.
Sind alle gezeigten Module in der Basislizenz enthalten?
Lizenz- und Lieferumfang werden im Angebot festgelegt. ELO, eigene Module, Schnittstellen und Drittdienste sind zu unterscheiden. Gezeigte Funktionen werden konkreten Angebotspositionen zugeordnet.
Was sollten wir für eine Vorführung vorbereiten?
Beschreiben Sie einen typischen Vorgang, Beteiligte und das aktuelle Problem. Ein anonymisiertes Dokument und Beispielfelder helfen. Vertrauliche Unterlagen sind für das Erstgespräch nicht erforderlich.
Was ist beim Wechsel der Aktenverwaltung besonders wichtig?
Datenbeschreibung und Export früh sichern, Dokumenten- und Vorgangsbeziehungen abbilden und offene Arbeit einplanen. Testmigration und Prüfung müssen vor Abschaltung des Altsystems stattfinden.
Ist ein DMS allein bereits GoBD-konform?
Die Ordnungsmäßigkeit hängt auch von Verfahren, Konfiguration, Dokumentation und tatsächlicher Nutzung ab. Deshalb sollten relevante Funktionen und organisatorische Maßnahmen gemeinsam geprüft werden, statt nur auf eine Produktbezeichnung zu vertrauen.
Gelten die Anforderungen der Bundesverwaltung für alle Behörden?
Nicht pauschal. Zuständigkeit, Archivrecht und technische Vorgaben unterscheiden sich nach Verwaltungsebene. Ein Projekt muss klären, welches Archiv und welche Regeln für die konkrete Stelle maßgeblich sind.