Od podatelny k vyřízení
Nastavíme příjem, evidenci, předávání a zpracování dokumentů. Uživatelé potřebují vidět svůj úkol a související podklady; správci zase průběh a historii jednotlivých kroků.
DEPO. Spisová služba pro každodenní práci.
Elektronická spisová služba ALTAIR na platformě ELO propojuje evidenci, vyřizování a dokumentové agendy. Připravíme nasazení podle velikosti organizace i vašich procesů.
Dokumenty v pracovních agendách
DEPO lze zapojit do prostředí smluv, faktur, žádostí a dalších agend. Vymezíme návaznost na spisovou službu i údaje, které lidé potřebují pro vlastní práci.
Napojení na vaše systémy
Připravíme integrační vazby na podatelnu, identity, podpisové služby a agendové aplikace. Součástí návrhu je kontrola předání a postup při chybě.
Automatizace tam, kde pomáhá
Opakované kroky řešíme pravidly a workflow. AI může pomoci s rozpoznáním dokumentu, získáním údajů nebo návrhem zařazení; výsledky navážeme na potřebnou kontrolu.
Ukázka řešení pro vaši organizaci
Na spisovka.online najdete produktovou prezentaci DEPO. Při společné ukázce projdeme vaše typické dokumenty, potřebné agendy a možnosti nasazení.
Česká spisová služba: pravidla i každodenní práce
V českém prostředí je třeba rozlišit povinnosti původce, požadavky na eSSL a atest konkrétního produktu. Základní orientaci a oficiální zdroje najdete v přehledu legislativy a atestací.
Samostatná evidence / Řízené předání / Elektronická spisová služba → Identita dokumentu / Metadata a vazby / Oprávnění a audit. Předání podle pravidel evidence; nejde o volný přesun mimo legislativní režim.
Časté otázky
Je DEPO vhodné i pro malou organizaci?
Řešení připravujeme také pro menší organizace. Důležitý je potřebný rozsah evidence, počet rolí, integrace a způsob provozu. Při ukázce oddělíme nezbytné funkce od rozšíření, která nyní nepotřebujete.
Jaký je rozdíl mezi DMS a elektronickou spisovou službou?
DMS podporuje práci s dokumenty a jejich procesy. Česká eSSL navíc řeší zákonem vymezenou evidenci a životní cyklus dokumentů původce. Mohou spolupracovat, ale obecné DMS není automaticky eSSL.
Může agenda smluv fungovat jako samostatná evidence?
V českém prostředí to závisí na jejím určení a splnění příslušných požadavků. Je nutné vymezit evidované dokumenty, metadata, odpovědnost, uchování a případnou vazbu na eSSL. Samostatná aplikace není automaticky samostatnou evidencí podle zákona.
Co potvrzuje atestace eSSL?
Jde o posouzení elektronického systému spisové služby vůči stanoveným požadavkům. Při výběru je důležité ověřit konkrétní systém, verzi a platnost dokladu. Atest nepotvrzuje, že každý zákazník systém správně nastavil a používá.
Je obrázek podpisu elektronickým podpisem?
Vizuální značka sama nedokládá totožnost podepisujícího ani integritu dokumentu. Je třeba rozlišit vzhled podpisu, použité technické prostředky a úroveň podpisu vyžadovanou pro dané jednání. To platí i pro dokument v podpisové knize.
Cloud, nebo vlastní servery?
Rozhoduje citlivost dat, dostupnost, integrace, provozní kapacity i náklady. Porovnáme oba modely včetně záloh, obnovy a ukončení služby. U veřejné správy je nutné posoudit také pravidla pro konkrétní cloudovou nabídku.
Co ovlivňuje cenu a dobu implementace?
Počet agend, uživatelů a integrací, stav dat i rozsah úprav. Nabídka má oddělit licence, implementaci, migraci a podporu. Přesnější plán vzniká po vyjasnění zadání a potřebné součinnosti zákazníka.
Jsou všechny ukázané moduly součástí základní licence?
Rozsah licence a dodávky se stanovuje pro konkrétní nabídku. Je třeba odlišit platformu ELO, vlastní moduly, integrace a služby třetích stran. Funkce z ukázky proto při poptávce přiřadíme ke konkrétním položkám řešení.
Co připravit na první ukázku?
Popište jednu běžnou agendu, její účastníky a současný problém. Hodí se anonymizovaný dokument a ukázka potřebných údajů. Předání citlivých podkladů domluvíme zvlášť; pro první rozhovor nejsou nutné.
Co je nejdůležitější při změně eSSL?
Včas získat popis a export dat, zmapovat vazby dokumentů a spisů a dohodnout přechod rozpracovaných věcí. Zkušební migrace a kontrola výsledku patří do plánu ještě před vypnutím původního systému.
Je povinnost elektronické spisové služby stejná pro všechny organizace?
Není. Záleží na postavení původce, zákonném vymezení a výjimkách. Povinnost uchovávat dokumenty nelze automaticky zaměnit za povinnost používat atestovanou eSSL. Pro posouzení je třeba vyjít z aktuálního znění zákona a konkrétní činnosti organizace.
Kde hledat metodické odpovědi k české spisové službě?
U Ministerstva vnitra, Národního archivu a příslušného archivu. Ministerstvo zveřejňuje právní základ a metodiky; Národní archiv vysvětluje praktické otázky evidence, uchování a vyřazování dokumentů.