Elektronická spisová služba DEPO
Určená pro státní správu, malé organizace i zákazníky vyžadující individuální přístup
Vedení elektronické spisové služby nemusí být horor
Moderní eSSL DEPO přináší zásadní technologický a legislativní upgrade dle zákona 499/200 Sb. a předpisu 261/2021 Sb. i zcela nový uživatelský komfort.
eSSL DEPO je zcela novým produktem společnosti Altair Solutions s.r.o. obsahující nejmodernější technologické funkce a postupy pro rychlý a efektivní oběh dokumentů primárně v organizacích státní správy. Jedná se o silně automatizované softwarové řešení pro archivaci, správu a řízení životního cyklu dokumentů, tedy jejich vytváření/záznam, změny a revize, směrování, zpřístupnění i stažení z oběhu.
eSSL DEPO nabízí komplexní řešení pro nadcházející potřebu splnění podmínek zákona 499/2004 Sb., tedy zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, a nového předpisu 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci.
Systém má již v tuto chvíli legislativně pokryté funkce pro tvorbu a správu jmenných rejstříků, zaznamenávání transakčních protokolů, elektronické podepisování a pečetění, včetně funkcí mobilního podepisování a automatického přerazítkování archiválií, stejně jako tvorby balíčku SIP a jeho odeslání do národního archivu.
eSSL DEPO má ovšem k dispozici rovněž balík specifických funkcionalit dalece přesahujících rámec povinných procesů. Jde například o využívá algoritmů na bázi strojového učení a umělé inteligence, které řeší automatizaci zpracování dokumentů, zejména při rutinních úkolech, možnost přímého napojení datových a emailových schránek, funkcemi pro autorizovanou konverzi dokumentů přímo z připojeného scanneru, možnost jednoduché tvorby automatizovaných schvalovacích a jiných procesů napříč organizací, chytré a intuitivní nástroje pro práci se samotnými dokumenty, to vše při zachování nejvyššího standardu kybernetické bezpečnosti nejen z pohledu ochrany před rizikem vnějšího útoku, ale rovněž ohrožení či lidských chyb vznikajících uvnitř organizace.
Systém je plně integrován se standardními nástroji sady Microsoft Office, včetně možnosti synchronizace s AD/AAD a single sign-on (SSO) autentizací uživatelů. eSSL DEPO je jako systém plně funkční v prostředí MS AZURE, přičemž je v této podobě zapsán i v katalogu cloud computingu ministerstva vnitra ČR s úrovní bezpečnosti 3 a řadí se tak mezi produkty, které je možno využívat i pro provoz významných informačních systémů státní správy (VIS).
Základní funkce pro vedení eSSL DEPO
- Podatelna
Desktopová aplikace pro účely příjmu dokumentů
- Přímé napojení emailové schránky
- Datové schránky
- Napojení scanneru
- Jmenný rejstřík
Databáze údajů o FO a PO, která mohou určení původci držet dle zákona č. 499/2004 Sb. a nového předpisu 261/2021 Sb.
- Automatické ověřování proti Základním registrům – ROB a ROS
- Automatické ověřování proti vedené interní databázi
- Anonymizace osob v souladu s požadavky GDPR skrze bezvýznamové identifikátory
- Automatické ověřování proti identifikátoru datové schránky
- Rozsah údajů odpovídá požadavkům prováděcího nařízení Evropské komise 2015/1501 o rámci interoperability podle čl. 12 odst. 8 nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci
- Spisovna
Pro účely zákona se rozumí spisovnou místo určené k uložení, vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce a k provádění skartačního řízení
- Spisový plán
- Neomezený počet tříd dokumentů
- Kompletní transakční protokol
- Tvorba balíčku SIP a AIP
- Archiv
Je principiálně součástí spisovny, ale z funkčního hlediska jej uvádíme odděleně
- Skartační plán a skartační značky
- Automatické skartační procesy
- Napojení na národní archiv
Systémový základ eSSL DEPO
- Centrální úložiště dokumentů v elektronickém archivu pro libovolný typ souboru
- Vysoká dostupnost pro tisíce uživatelů (navíc licence „jen pro čtení“ jsou ZDARMA)
- Možnost integrace rozšiřujících aplikací a zdrojů dat
- Spolupráce s ERP systémem a podpora řady platforem – MS SQL, Oracle, Windows, AS 400, SAP
Uživatelský komfort
- Kompletní řízení procesů a oběhu dokumentů pomocí nastavitelných workflow
- Integrované OCR pro usnadnění vytěžování dat
- Mobilní aplikace Android & IOS
- Podpora kompletního balíčku MS Office
- Podpora pro integraci digitalizačních zařízení (např. scannery)
- Plná podpora českého fulltextového vyhledávání
- Operace s dokumenty (sešívání, rozešívání, rotace etc.)
- Elektronické podpisování a časové razítko
Kybernetická bezpečnost
- Standardní nástroje pro zabezpečení (role, oprávnění, šifrování etc.)
- Kompletní audit přístupu k dokumentům a funkcím systému
- Umožňuje propojení s AD/AAD a SSO
- Automatické verzování dokumentů
- Umožňuje vyšší míru zabezpečení při použití nástrojů Azure
Produktová řada eSSL DEPO
Z důvodu velkých rozdílů mezi koncovými zákazníky eSSL DEPO a jejich potřebami nejen v oblasti práce s dokumenty, ale rovněž způsoby, jakými vedou nebo budou nuceni vést systém elektronické spisové služby, je produktová řada eSSL DEPO rozdělena do tří variant reflektujících praktickou užitnost systému pro různé organizace. Toto rozdělení nezohledňuje pouze velikost organizace co do obratu či počtu zaměstnanců, ale především nutnost specifických úprav nastavení, případně integrací na další agendové systémy, přičemž je třeba vycházet z předpokladu, že v budoucnu auditovaný systém pro vedení elektronické spisové služby se ani v rámci jeho nasazení k zákazníkovi nebude smět v podstatných parametrech od atestované verze lišit. V případě integrací může být dokonce nutné vyřešit fakt, že mnohé systémy třetích stran v budoucnu vstupujících do eSSL nebudou schopny nastavené politiky atestovaného systému elektronické spisové služby zcela kopírovat, ale jejich integrace bude pro daného původce zcela zásadní.
DEPO STANDARD
Elektronická spisová služba pro širokou státní správu.
DEPO ENTERPRISE
Elektronická spisová služba je určena pro enterprise zákazníky vyžadující individuální přístup a integrace na další agendové systémy.
DEPO CLOUD
Elektronická spisová služba vhodná pro malé organizace, provozovaná formou SaaS.
ATESTACE ELEKTRONICKÝCH SYSTÉMŮ SPISOVÝCH SLUŽEB
Atestace je nově definována v novelizovaném zákoně č. 499/2004 Sb. v § 2 písmenu u) takto: „Atestací elektronického systému spisové služby (se rozumí) posouzení souladu elektronického systému spisové služby s požadavky tohoto zákona, vyhlášky podle § 70 odst. 1 a národního standardu pro elektronické systémy spisové služby (dále jen „národní standard“).“
Získání atestace elektronického systému spisové služby
- Dodavatelé elektronických systémů spisových služeb budou muset získat u atestačního střediska atest o splnění požadavků dle zákona č. 499/2004 Sb. a Předpisu 26/2021 Sb.
- Dodavatelé elektronických systémů spisových služeb budou muset mít certifikace ISO/IEC 27001, 27017, 27018 a budou muset mít Cloud computing bezpečnostní úroveň 3 a nižší.
- Atestace pro systémy dodavatelů bude vydáván s omezenou platností.
- Seznam dodavatelů, kteří akreditaci získají bude zveřejněn na webových stránkách akreditačního střediska a MV ČR.
Odebrání atestace elektronického systému spisové služby
- Ke zneplatnění atestu dojde, jestliže Atestační středisko zjistí při kontrole, že aplikace dodavatele elektronického systému spisové služby nebude splňovat požadavky.
- Akreditační středisko o zneplatnění atestu bude informovat dodavatele i objednavatele aplikace. Dále bude informovat MV ČR a obě tyto instituce zveřejní neplatnost atestu na svých webových stránkách.
- Pokud se dodavateli zneplatní atest aplikace, bude ji moci veřejnoprávní původce používat omezenou dobu od data zneplatnění atestu aplikace a musí aplikaci vyměnit za jinou, která atest splňuje.
- Od 1.2.2022 dle §69e bude zakázáno dodavatelům neatestovaným aplikací poskytovat elektronické služby spisové služby veřejnoprávním původcům pod pokutou jednoho milionu Kč.
Podrobnější informace lze najít ve článku Roberta Piffla, člena IPSD, odborníka na životní cyklus elektronických forem dokumentů s více než 20 lety praktických zkušeností v oboru správy dokumentů.
https://www.systemonline.cz/sprava-dokumentu/atestace-elektronickych-systemu-spisove-sluzby.htm
Spojení 144 systémů snížilo mzdové náklady na třetinu.
Kritická infrastruktura vyžaduje nejvyšší zabezpečení.
Doklady čte umělá inteligence.
Přidaná hodnota na hodinu práce z 200 Kč na 400Kč za 2 roky.
Od kontaktu přes objednávku a výrobu až po doručení bez jediného papíru.
SPOLUPRACUJÍ S NÁMI
... a řada dalších
We will contact you
Do you need to discuss your intention with an expert? Find out if the given service is suitable for your company or get answers to questions or a price quote?
Contact us:
telephone: +420 602 779 893
e-mail: contact@altairsolutions.cz