Dodáváme ELO ECM a spisovou službu DEPO. Propojíme dokumenty s vašimi agendami, nastavíme schvalování a pomůžeme s integracemi i každodenním provozem.
Smlouva, poslední verze přílohy i historie schválení mají být na jednom místě. S DMS nemusíte hledat podklady v e-mailech a na sdílených discích. Dokumenty doplníme o údaje, podle kterých s nimi vaše organizace skutečně pracuje.
Na platformě ELO připravujeme správu dokumentů, schvalovací postupy a agendy pro jednotlivá oddělení. Systém může sloužit přímo uživatelům nebo jako dokumentové zázemí vašeho ERP, portálu či jiné aplikace.
DEPO propojuje evidenci dokumentů s jejich vyřizováním. Pomáháme nastavit příjem, odpovědnosti, oběh i ukládání a napojit spisovou službu na ostatní systémy. Řešení připravujeme pro malé organizace i rozsáhlá pracoviště.
Potřebujete zkontrolovat výkon spisové služby, připravit zadání nebo dohlédnout na implementaci? Poskytneme audit, analýzu a metodické vedení. Naše poradenství není podmíněné nákupem DEPO.
AI využíváme pro třídění dokumentů, vytěžování údajů a přípravu souhrnů. Výsledky zapojujeme do pracovních postupů; nejasné případy dostane ke kontrole odpovědný pracovník.
Integrujeme DMS s podnikovými systémy a vyvíjíme vlastní agendy i komponenty ELO Flows. Dokument, jeho údaje a další úkoly tak mohou přecházet mezi systémy bez opakovaného zadávání.
Zajistíme analýzu, návrh, implementaci, migraci a školení. Po spuštění navazujeme podporou a rozvojem, aby systém držel krok se změnami vaší organizace.
Dodáme celé řešení nebo jeho dokumentovou část. S partnery připravujeme obchodní, implementační i integrační spolupráci. Začněme krátkým popisem toho, co potřebujete vyřešit.
DMS je systém pro řízenou správu dokumentů a informací, které s nimi souvisejí. Vedle samotného souboru uchovává metadata, historii verzí, oprávnění a stav zpracování, takže uživatelé pracují se správným dokumentem a vědí, v jakém procesu se nachází. DMS může podporovat schvalování, předávání úkolů, vyhledávání i napojení na další podnikové systémy. Smyslem není vytvořit další úložiště, ale dostat dokumenty pod kontrolu v celém jejich pracovním životním cyklu.
DMS podporuje obecnou práci s dokumenty, jejich metadaty, verzemi, oprávněními a procesy. Elektronická spisová služba navíc řeší evidenci a životní cyklus dokumentů podle pravidel vztahujících se na konkrétního původce. Obě vrstvy mohou být úzce propojené, ale obecné DMS se tím automaticky nestává eSSL. Při návrhu architektury je proto důležité oddělit uživatelské agendy od povinností, které musí zajišťovat spisová služba.
Ano, pokud je cílem metodické, procesní nebo architektonické posouzení, nemusí být služba vázaná na produkt ALTAIR. Můžeme pomoci popsat současný stav, požadavky, migrační scénář nebo způsob spolupráce mezi systémy bez ohledu na to, kdo dodal stávající eSSL. U produktově specifických zásahů samozřejmě záleží na dostupné dokumentaci, rozhraních a oprávněních. Smyslem je oddělit odbornou konzultaci od situace, kdy je nutná přímá podpora výrobce konkrétního systému.
Velikost organizace sama o sobě není jediným kritériem. Důležitější je rozsah povinností, počet uživatelů, způsob práce s dokumenty, integrační požadavky a očekávaný provozní model. Menší organizace může potřebovat jednodušší konfiguraci, zatímco větší prostředí obvykle vyžaduje více agend, rolí a integrací. Vhodnost je proto nejlepší posoudit podle konkrétního scénáře a požadovaného rozsahu.
Největší vliv má rozsah agend, počet integrací, stav vstupních dat a míra úprav oproti standardnímu řešení. Důležitá je také připravenost zákazníka rozhodovat o procesech, metadatech, rolích a migračních pravidlech. Nabídka by měla oddělovat licence, implementaci, migraci, vývoj a následnou podporu, aby bylo zřejmé, za co zákazník platí. Přesnější harmonogram a rozpočet je možné sestavit až po vyjasnění zadání a vzájemné součinnosti.
Nejvíc pomůže několik konkrétních dokumentů a popis skutečného procesu, který dnes uživatelé vykonávají. Užitečné je vědět, kdo dokument vytváří, kdo ho schvaluje, jaké údaje se evidují, kde vznikají prodlevy a na které okolní systémy proces navazuje. Díky tomu lze ukázku zaměřit na reálný scénář místo obecné prezentace funkcí. Není nutné mít hotovou detailní specifikaci; pro první diskusi stačí dobře popsaný problém a očekávaný výsledek.