Arbeitsbereiche für konkrete Aufgaben
Im Vertragsmanagement zählen Parteien, Fristen und Verpflichtungen; bei Rechnungen Freigaben und Buchhaltungsbezug. Darauf richten wir die Anwendung aus.
Fachverfahren mit der Aktenführung verbinden
Verträge und Rechnungen benötigen eigene Informationen und Abläufe. Wir verbinden diese Anwendungen mit der Schriftgutverwaltung, ohne doppelte Dateneingabe zum Normalfall zu machen.
Führendes System festlegen
Wir bestimmen, wo der maßgebliche Datensatz geführt wird und wer Metadaten, Aufbewahrung und Aussonderung verantwortet. Der tschechische Rechtsbegriff einer gesonderten Dokumentenregistratur wird nicht mit deutschen Fachverfahren gleichgesetzt.
Geregelte Übergabe
Übergabezeitpunkt, Identifikatoren, Datenumfang und Empfangsprüfung werden festgelegt. Auch fehlgeschlagene oder wiederholte Übertragungen bleiben nachvollziehbar.
Gemeinsame Plattform ELO
Fachanwendungen können mit DMS und DEPO zusammenarbeiten. Wir klären die Grenze zwischen Bearbeitung und formaler Registrierung.
Separates Register / Kontrollierte Übergabe / Elektronische Schriftgutverwaltung → Dokumentidentität / Metadaten und Beziehungen / Berechtigungen und Audit. Die Übergabe folgt den Registerregeln; kein freier Wechsel außerhalb des Rechtsrahmens.
Häufige Fragen
Kann eine Vertragsanwendung als gesonderte Registrierung dienen?
Dokumente, Metadaten, Zuständigkeit, Aufbewahrung und Übergaben müssen festgelegt werden. Der tschechische Rechtsbegriff hat eigene Voraussetzungen; eine eigenständige Anwendung erfüllt diese nicht automatisch.
Was unterscheidet DMS und tschechische eSSL?
Ein DMS unterstützt Dokumentenarbeit und Prozesse. Eine tschechische eSSL berücksichtigt zusätzlich die gesetzlich geregelte Registrierung und den Lebenszyklus der Unterlagen. Ein allgemeines DMS ist deshalb nicht automatisch eine eSSL.
Wie hängen Dokument und Akte zusammen?
Ein Dokument ist eine einzelne Unterlage; eine Akte fasst zusammengehörige Unterlagen zusammen. Neben der Ablage zählen Beziehungen, Bearbeitungsstand und Regeln für Abschluss und Aufbewahrung.
Müssen wir ERP oder CRM ersetzen?
In der Regel nicht. Dokumentendienste können bestehende Anwendungen ergänzen. Zunächst prüfen wir Schnittstellen, Daten und Identitätsübergabe, anschließend planen wir die Anbindung.
Dürfen Unterlagen nach Fristablauf sofort gelöscht werden?
Nicht automatisch. Das einschlägige Aussonderungs- und Bewertungsverfahren ist einzuhalten, einschließlich einer erforderlichen Archivbewertung. Andere Pflichten oder Sperrvermerke können die Löschung weiterhin verhindern.
Wie lässt sich die Anbieterabhängigkeit begrenzen?
Vereinbaren Sie Export von Dokumenten, Metadaten und Beziehungen, Schnittstellendokumentation und Ausstiegsunterstützung. Prüfen Sie die Nutzbarkeit des Exports. Ein Dateidownload allein genügt nicht.