Erkennen und Daten extrahieren
OCR erschließt Text aus Scans, die Klassifizierung schlägt den Dokumententyp vor, die Extraktion liefert Felder. Wir prüfen das Vorgehen auch mit ungewöhnlichen und qualitativ schwächeren Eingängen.
KI für die Verarbeitung Ihrer Dokumente
Weniger manuell sortieren und Daten übertragen. Wir binden KI in DMS und Workflows ein – vom Eingang über geprüfte Angaben bis zur nächsten Aufgabe.
KI im Posteingang
Eingehende Dokumente können vorläufig zugeordnet und an einen Bearbeiter vorgeschlagen werden. Unklare Fälle gehen zur Prüfung an Menschen.
Zusammenfassungen und Entwürfe
KI kann Zusammenfassungen, Protokollentwürfe und Antwortvorschläge aus festgelegten Quellen vorbereiten. Der Anwender prüft den Inhalt vor der Verwendung.
Datenqualität und Berechtigungen
Ergebnisse werden gegen Pflichtfelder, Referenzdaten und Prozessregeln geprüft. Quellenzugriff, Datenhaltung und KI-Dienst richten sich nach den Sicherheitsanforderungen.
Nutzen im Pilotprojekt prüfen
Wir vereinbaren Anwendung und Erfolgskriterien. Qualität, Korrekturaufwand und Bearbeitungszeit zeigen, welche Schritte sich für den Regelbetrieb eignen.
Dokument → Erkennung und OCR → Klassifizierung → Datenextraktion → Validierung und Ausnahmen → Übergabe an den Workflow. Menschliche Prüfung nach Risiko
Häufige Fragen
Wie unterscheiden sich OCR und KI-Extraktion?
OCR erkennt Text in einem Bild. Extraktion ermittelt Felder wie Lieferant, Datum oder Betrag. Klassifizierung ordnet den Dokumententyp zu. Die Schritte können zusammenarbeiten.
Was passiert bei einer falschen KI-Auswertung?
Der Prozess braucht Prüfung und Korrektur. Unklare Ergebnisse gehen an Menschen, Regeln prüfen Pflichtfelder und Änderungen werden protokolliert. Eine überzeugende Formulierung belegt keine Richtigkeit.
Werden unsere Dokumente zum KI-Training verwendet?
Das hängt von Dienst, Vertrag und Konfiguration ab. Vorher sind Auftragsverarbeitung, Datenstandort, Aufbewahrung, Zugriffe und Nutzung der Eingaben zu klären. Der Entwurf sollte das ausdrücklich festhalten.
Muss ein Mensch jedes Dokument prüfen?
Der Prüfumfang folgt Risiko, Eingangsqualität und Fehlerfolgen. Routine lässt sich automatisieren; Ausnahmen und wichtige Entscheidungen brauchen eine Zuständigkeit. Die Regeln werden anhand Ihrer Dokumente erprobt.
Wie messen wir den Nutzen der Automatisierung?
Vergleichen Sie Bearbeitungszeit, Korrekturen, Vollständigkeit und manuelle Eingriffe vor und im Pilotbetrieb. Berücksichtigen Sie auch schwierige Dokumente. Einsparungen müssen aus Messungen folgen.
Wer sieht vertrauliche Dokumente?
Zugriff wird nach Rollen, Gruppen und Anwendungen eingerichtet. Vorschau, Export, Dienstkonten und Rollenwechsel gehören zur Prüfung. Ein ausgeblendeter Menüpunkt ist keine Zugriffskontrolle.
Was beeinflusst Kosten und Projektdauer?
Anwendungen, Nutzer, Schnittstellen, Datenqualität und Anpassungen. Ein Angebot sollte Lizenzen, Einführung, Migration und Support trennen. Ein realistischer Plan berücksichtigt auch Vorbereitung und Mitwirkung des Kunden.