Dokumente am Geschäftsvorgang
Wir verbinden Dokumente mit Bestellung, Vertrag, Kunde oder anderem Datensatz. Für jedes Feld werden führendes System und Aktualisierung festgelegt.
Dokumente mit Ihren Unternehmenssystemen verbinden
Ein DMS soll mit ERP, CRM, Portalen und Fachanwendungen zusammenarbeiten. Wir gestalten Schnittstellen für Dokumente, Daten, Berechtigungen und nachvollziehbare Ergebnisse.
Identitäten und Zugriffsrechte
Die Integration wird mit Benutzer- und Rollenverwaltung abgestimmt. Berechtigungen werden bei Anzeige und Download geprüft.
Direkt oder im Hintergrund
Je nach Aufgabe nutzen wir direkte Aufrufe oder Warteschlangen. Wiederholungen, Dubletten und Folgeschritte werden mitgeplant.
Sichtbarkeit im Betrieb
Protokollierung, Fehlerüberwachung und Wiederverarbeitung erleichtern die Diagnose. Der Betrieb kann feststellen, was passiert ist und wie es weitergeht.
Behörden- und Signaturdienste
Bei der Schriftgutverwaltung berücksichtigen wir auch Eingangskanäle und verbundene Dienste. Der Umfang folgt den verfügbaren Schnittstellen und dem Einsatzumfeld.
ERP / CRM / Personalsystem / Portal / Fachanwendung / eGovernment → Integrationsschicht → ELO / DEPO → Dokumentenablage / Metadaten und Beziehungen / Workflow / Berechtigungen und Audit. Autorisierung · Monitoring · Protokolle · Wiederholungen
Häufige Fragen
Was geschieht beim Ausfall eines angebundenen Systems?
Die Integration protokolliert den Fehler und ermöglicht eine sichere Wiederholung. Je nach Szenario kommen Warteschlange oder geregelte Fehlerantwort infrage. Bereits verarbeitete Schritte bleiben nachvollziehbar.
Müssen wir ERP oder CRM ersetzen?
In der Regel nicht. Dokumentendienste können bestehende Anwendungen ergänzen. Zunächst prüfen wir Schnittstellen, Daten und Identitätsübergabe, anschließend planen wir die Anbindung.
Wer sieht vertrauliche Dokumente?
Zugriff wird nach Rollen, Gruppen und Anwendungen eingerichtet. Vorschau, Export, Dienstkonten und Rollenwechsel gehören zur Prüfung. Ein ausgeblendeter Menüpunkt ist keine Zugriffskontrolle.
Wie lässt sich die Anbieterabhängigkeit begrenzen?
Vereinbaren Sie Export von Dokumenten, Metadaten und Beziehungen, Schnittstellendokumentation und Ausstiegsunterstützung. Prüfen Sie die Nutzbarkeit des Exports. Ein Dateidownload allein genügt nicht.
Können wir nur eine Dokumentenkomponente nutzen?
Ja, die Zusammenarbeit kann Ablage, Integrationsdienste oder eine Fachanwendung betreffen. Funktionale und lizenzielle Abhängigkeiten werden zuerst geprüft. Nicht jeder Baustein ist ein eigenständiges Produkt.
Was beeinflusst Kosten und Projektdauer?
Anwendungen, Nutzer, Schnittstellen, Datenqualität und Anpassungen. Ein Angebot sollte Lizenzen, Einführung, Migration und Support trennen. Ein realistischer Plan berücksichtigt auch Vorbereitung und Mitwirkung des Kunden.