Zmluvy a interné predpisy
Podklady, pripomienky a schválené verzie zostávajú pri jednom prípade. Pri predpisoch možno nadviazať zverejnenie, zmeny a oboznámenie zamestnancov.
Zmluvy, faktúry a ďalšie dokumentové agendy
Usporiadajte prácu okolo prípadu, nie okolo priečinkov. Agendy prepájajú dokumenty, údaje, úlohy a schvaľovanie v jednom prostredí.
Faktúry, objednávky a žiadosti
Dokument doplníme o údaje potrebné na schválenie a odovzdanie do ďalšieho systému. Postup odlíši bežné prípady od tých, ktoré potrebujú doplnenie.
Podpisová kniha
Pripraví dokumenty na podpis a umožní sledovať ich stav. Proces napojíme na vybranú podpisovú službu a roly v organizácii.
Nad DMS aj s evidenciou
Agendu možno používať nad dokumentovou platformou alebo prepojiť s DEPO. Spoločne určíme evidenciu, metadáta a rozsah odovzdávania.
Časté otázky
Ako predísť práci so starou verziou?
Dokument potrebuje jedno známe miesto, históriu verzií a jasný schválený stav. Postup určí, kto upravuje a kto schvaľuje. Vhodnejší je odkaz na dokument než rozosielanie samostatných kópií.
Je obrázok podpisu elektronickým podpisom?
Vizuálna značka sama nepreukazuje totožnosť ani integritu dokumentu. Treba odlíšiť vzhľad, technické prostriedky a požadovanú úroveň podpisu. Platí to aj v podpisovej knihe.
Môže agenda zmlúv tvoriť samostatnú evidenciu?
Treba určiť dokumenty, údaje, zodpovednosť, uchovávanie a väzbu na registratúru. Český režim samostatnej evidencie má vlastné požiadavky. Samostatný program sa evidenciou podľa zákona nestáva automaticky.
Sú všetky zobrazené moduly v základnej licencii?
Rozsah sa určuje v ponuke. Rozlišuje sa ELO, vlastné moduly, integrácie a služby tretích strán. Funkcie ukážky priradíme ku konkrétnym položkám riešenia.
Musíme pri zavedení DMS meniť ERP alebo CRM?
Spravidla nie. Dokumentové služby možno napojiť na existujúce aplikácie. Najprv overíme rozhrania, dostupné údaje a identity, potom navrhneme spôsob integrácie.
Kto uvidí citlivé dokumenty?
Prístup sa nastavuje podľa rolí, skupín a agend. Overiť treba aj náhľady, exporty, integračné účty a zmeny pracovného zaradenia. Skrytý odkaz v menu nie je kontrola prístupu.