Smlouvy a vnitřní předpisy
Podklady, připomínky a schválené verze zůstanou u jednoho případu. U předpisů lze navázat zveřejnění, změny a proces seznámení zaměstnanců.
Smlouvy, faktury a další dokumentové agendy
Uspořádejte práci kolem konkrétního případu, ne kolem složek. Agendy propojí dokumenty, údaje, úkoly a schvalování v jednom pracovním prostředí.
Faktury, objednávky a žádosti
Dokument doplníme o údaje potřebné pro schválení a předání do dalšího systému. Pracovní postup oddělí běžné případy od těch, které vyžadují doplnění nebo rozhodnutí.
Podpisová kniha
Připraví dokumenty k podpisu a umožní sledovat jejich stav. Podpisový proces napojíme na vybranou službu a role v organizaci; uživatel má k dispozici dokument i potřebný kontext.
Nad DMS i se spisovou službou
Agendu lze využít samostatně nad dokumentovou platformou nebo ji propojit s DEPO. Společně určíme evidenci, metadata a rozsah předávání.
Časté otázky
Jak zabránit práci se starou verzí dokumentu?
Dokument má mít jedno známé místo, historii verzí a jasně označený schválený stav. Pracovní postup pak určuje, kdo smí upravovat a kdo schvaluje. Odkaz na dokument je vhodnější než rozesílání samostatných kopií.
Je obrázek podpisu elektronickým podpisem?
Vizuální značka sama nedokládá totožnost podepisujícího ani integritu dokumentu. Je třeba rozlišit vzhled podpisu, použité technické prostředky a úroveň podpisu vyžadovanou pro dané jednání. To platí i pro dokument v podpisové knize.
Může agenda smluv fungovat jako samostatná evidence?
V českém prostředí to závisí na jejím určení a splnění příslušných požadavků. Je nutné vymezit evidované dokumenty, metadata, odpovědnost, uchování a případnou vazbu na eSSL. Samostatná aplikace není automaticky samostatnou evidencí podle zákona.
Jsou všechny ukázané moduly součástí základní licence?
Rozsah licence a dodávky se stanovuje pro konkrétní nabídku. Je třeba odlišit platformu ELO, vlastní moduly, integrace a služby třetích stran. Funkce z ukázky proto při poptávce přiřadíme ke konkrétním položkám řešení.
Musíme kvůli DMS měnit ERP nebo CRM?
Obvykle ne. Dokumentové služby lze napojit na existující aplikace. Nejprve ověříme jejich rozhraní, dostupná data a způsob práce s identitou; podle toho navrhneme integrační postup.
Kdo uvidí citlivé dokumenty?
Přístup se nastavuje podle rolí, skupin a agend. Ověřit je třeba také náhledy, export, integrační účty a změny pracovního zařazení. Samotné skrytí odkazu v nabídce není řízením přístupu.