Verträge und interne Richtlinien
Unterlagen, Kommentare und freigegebene Versionen bleiben am Vorgang. Bei Richtlinien können Veröffentlichung, Änderungen und Kenntnisnahme anschließen.
Anwendungen für Verträge, Rechnungen und mehr
Organisieren Sie die Arbeit um einen Vorgang statt um Ordner. Fachanwendungen bringen Dokumente, Daten, Aufgaben und Freigaben zusammen.
Rechnungen, Bestellungen und Anträge
Wir ergänzen Informationen für Freigabe und Übergabe an Folgesysteme. Der Ablauf trennt Routinefälle von Vorgängen mit Klärungsbedarf.
Signaturmappe
Dokumente werden für die Unterschrift vorbereitet und ihr Status bleibt sichtbar. Wir verbinden den Ablauf mit dem gewählten Signaturdienst und den Rollen Ihrer Organisation.
Mit DMS oder Schriftgutverwaltung
Eine Anwendung kann auf dem DMS arbeiten oder mit DEPO verbunden werden. Gemeinsam legen wir Registrierung, Metadaten und Übergabe fest.
Häufige Fragen
Wie vermeiden wir veraltete Dokumentenstände?
Nutzen Sie einen eindeutigen Ablageort, eine Versionshistorie und einen erkennbaren Freigabestatus. Der Prozess bestimmt Bearbeitung und Freigabe. Ein Dokumentenlink ist meist sinnvoller als getrennt versandte Kopien.
Belegt ein Unterschriftsbild eine elektronische Signatur?
Die sichtbare Darstellung allein belegt weder Identität noch Dokumentenintegrität. Erscheinungsbild, eingesetzte Technik und rechtlich benötigtes Signaturniveau sind zu unterscheiden.
Kann eine Vertragsanwendung als gesonderte Registrierung dienen?
Dokumente, Metadaten, Zuständigkeit, Aufbewahrung und Übergaben müssen festgelegt werden. Der tschechische Rechtsbegriff hat eigene Voraussetzungen; eine eigenständige Anwendung erfüllt diese nicht automatisch.
Sind alle gezeigten Module in der Basislizenz enthalten?
Lizenz- und Lieferumfang werden im Angebot festgelegt. ELO, eigene Module, Schnittstellen und Drittdienste sind zu unterscheiden. Gezeigte Funktionen werden konkreten Angebotspositionen zugeordnet.
Müssen wir ERP oder CRM ersetzen?
In der Regel nicht. Dokumentendienste können bestehende Anwendungen ergänzen. Zunächst prüfen wir Schnittstellen, Daten und Identitätsübergabe, anschließend planen wir die Anbindung.
Wer sieht vertrauliche Dokumente?
Zugriff wird nach Rollen, Gruppen und Anwendungen eingerichtet. Vorschau, Export, Dienstkonten und Rollenwechsel gehören zur Prüfung. Ein ausgeblendeter Menüpunkt ist keine Zugriffskontrolle.