Ukladanie a vyhľadávanie cez rozhranie
Navrhneme odovzdávanie dokumentov a identifikátorov. Aplikácie si môžu vyžiadať obsah aj údaje bez vytvárania ďalšieho samostatného úložiska.
Dokumentové úložisko pre vaše aplikácie
Nechajte používateľov pracovať v ich agendovom systéme. ELO môže na pozadí spravovať súbory, verzie, metadáta a oprávnenia pre viac aplikácií naraz.
Rovnaké pravidlá prístupu
Vyjasníme prenos identity a kontrolu prístupu pri náhľade aj sťahovaní. Dokumentové služby tak nadväzujú na oprávnenia vašej organizácie.
Dohľadateľné prenosy
Ošetríme opakované požiadavky, chyby a výpadky spojenia. Správca dostane záznamy potrebné na zistenie výsledku a bezpečné zopakovanie operácie.
Celý životný cyklus dokumentu
Návrh zahŕňa uchovávanie, export a väzbu na registratúru. Pri každej agende určíme rozhodujúcu evidenciu a zodpovednosť za ďalšie kroky.
ERP / CRM / Portál / Agendový systém → Dokumentové API → Úložisko dokumentov / Metadáta a väzby / Workflow / Oprávnenia a audit → Uchovávanie a životný cyklus. Koncepčná schéma · nie záväzná konfigurácia produktu
Časté otázky
Musíme pri zavedení DMS meniť ERP alebo CRM?
Spravidla nie. Dokumentové služby možno napojiť na existujúce aplikácie. Najprv overíme rozhrania, dostupné údaje a identity, potom navrhneme spôsob integrácie.
Kto uvidí citlivé dokumenty?
Prístup sa nastavuje podľa rolí, skupín a agend. Overiť treba aj náhľady, exporty, integračné účty a zmeny pracovného zaradenia. Skrytý odkaz v menu nie je kontrola prístupu.
Čo sa stane pri výpadku prepojeného systému?
Integrácia má zaznamenať neúspech, rozlíšiť dočasnú chybu a umožniť bezpečné opakovanie. Podľa potreby využije frontu alebo riadenú odpoveď. Výsledok už spracovaných krokov musí zostať dohľadateľný.
Ako obmedziť závislosť od dodávateľa?
Dohodnite export dokumentov, metadát a väzieb, dokumentáciu a súčinnosť pri ukončení. Overte použiteľnosť exportu. Samotné stiahnutie súborov nezaručuje prenositeľnosť celého riešenia.
Čo prevziať pri odovzdaní systému?
Konfiguráciu, integrácie, roly, prevádzkové postupy a dokumentáciu rozšírení. Dohodnite správcovské prístupy, zálohy, podporu a aktualizácie. Rozsah patrí do zadania.
Možno použiť len dokumentovú časť riešenia?
Áno, spoluprácu možno zamerať na úložisko, integrácie alebo agendu. Najprv overíme funkčné a licenčné závislosti; nie každý komponent je samostatný produkt.