Uložení a vyhledání přes rozhraní
Navrhneme předávání dokumentů a jejich identifikátorů. Aplikace si může vyžádat obsah i údaje, aniž by vytvářela další samostatné úložiště.
Dokumentové úložiště pro vaše aplikace
Nechte uživatele pracovat v jejich agendovém systému. ELO může na pozadí spravovat soubory, verze, metadata a přístupová práva pro více aplikací najednou.
Stejná pravidla přístupu
Vymezíme, jak se přenáší identita a jak se ověřuje přístup při náhledu nebo stahování. Dokumentové služby tak navazují na oprávnění používaná ve vaší organizaci.
Přenosy, které lze dohledat
Ošetříme opakované požadavky, chyby a výpadky spojení. Provozní tým dostane záznamy potřebné k dohledání výsledku a bezpečnému opakování zpracování.
Připravené pro životní cyklus dokumentu
Součástí návrhu jsou pravidla pro uchování, export a návaznost na spisovou službu. U každé agendy určíme, který systém spravuje rozhodující záznam a kdo odpovídá za další kroky.
ERP / CRM / Portál / Agendový systém → Dokumentové API → Úložiště dokumentů / Metadata a vazby / Workflow / Oprávnění a audit → Uchování a životní cyklus. Koncepční schéma · nikoli závazná konfigurace produktu
Časté otázky
Musíme kvůli DMS měnit ERP nebo CRM?
Obvykle ne. Dokumentové služby lze napojit na existující aplikace. Nejprve ověříme jejich rozhraní, dostupná data a způsob práce s identitou; podle toho navrhneme integrační postup.
Kdo uvidí citlivé dokumenty?
Přístup se nastavuje podle rolí, skupin a agend. Ověřit je třeba také náhledy, export, integrační účty a změny pracovního zařazení. Samotné skrytí odkazu v nabídce není řízením přístupu.
Co se stane při výpadku propojeného systému?
Integrace má mít určený postup: zaznamenat neúspěch, odlišit dočasnou chybu a umožnit bezpečné opakování. Podle scénáře použijeme frontu nebo řízený návrat chyby. Nesmí se ztratit přehled o tom, co už bylo zpracováno.
Jak omezit závislost na dodavateli?
Sjednejte export dokumentů, metadat a vazeb, dokumentaci rozhraní a součinnost při ukončení služby. Předem ověřte, že export lze skutečně přečíst a využít. Pouhá možnost stáhnout soubory ještě nezajišťuje přenositelnost celého řešení.
Co převzít při předání systému?
Vedle aplikace také popis konfigurace, integrací, rolí, provozních postupů a vlastních rozšíření. Dohodněte přístupy správců, zálohování, podporu a podmínky aktualizací. Rozsah předání má být součástí zadání.
Lze použít jen dokumentovou část řešení?
Ano, lze navrhnout spolupráci pro úložiště, integrační služby nebo vybranou agendu. Nejprve ověříme funkční a licenční závislosti. Ne každá komponenta je automaticky samostatně provozovatelný produkt.