Bestehende Arbeitsweise
Wir erfassen Dokumente, Rollen und Informationsflüsse und suchen doppelte Eingaben, unklare Verantwortung und unnötige Wartezeiten.
Aus Anforderungen eine klare Spezifikation machen
Wir klären, was Ihr DMS verändern soll und woran Sie den Erfolg erkennen. Anforderungen werden mit Prozessen, Anwendern und Anwendungen verbunden.
Zielprozesse
Der künftige Ablauf wird mit den Anwendern besprochen. Notwendige Funktionen werden von späteren Erweiterungen getrennt.
Technische Zusammenhänge
Schnittstellen, Identitäten, Migration und Betrieb werden früh bewertet. Abhängigkeiten gehören bereits in die Spezifikation.
Grundlage für Entscheidungen
Sie erhalten Ziel, Umfang, Etappen und Prüfkriterien für Anbieterauswahl oder Umsetzung.
Ist-Zustand → Analyse → Methodik → Anforderungen und Lastenheft → Implementierungsbegleitung → Betrieb und Weiterentwicklung. Konzeptdarstellung · keine verbindliche Produktkonfiguration
Häufige Fragen
Was beeinflusst Kosten und Projektdauer?
Anwendungen, Nutzer, Schnittstellen, Datenqualität und Anpassungen. Ein Angebot sollte Lizenzen, Einführung, Migration und Support trennen. Ein realistischer Plan berücksichtigt auch Vorbereitung und Mitwirkung des Kunden.
Müssen alle Anwendungen gleichzeitig starten?
Nein. Bei DMS ist ein schrittweiser Einstieg häufig sinnvoll. In geregelter Aktenführung muss zugleich die Kontinuität gewahrt bleiben. Etappen folgen Pflichten und Abhängigkeiten.
Müssen wir ERP oder CRM ersetzen?
In der Regel nicht. Dokumentendienste können bestehende Anwendungen ergänzen. Zunächst prüfen wir Schnittstellen, Daten und Identitätsübergabe, anschließend planen wir die Anbindung.
Was gehört zur Systemübergabe?
Neben der Anwendung auch Konfiguration, Schnittstellen, Rollen, Betriebsverfahren und Erweiterungsdokumentation. Administratorzugänge, Sicherung, Support und Updates gehören bereits in die Anforderungen.
Was sollten wir für eine Vorführung vorbereiten?
Beschreiben Sie einen typischen Vorgang, Beteiligte und das aktuelle Problem. Ein anonymisiertes Dokument und Beispielfelder helfen. Vertrauliche Unterlagen sind für das Erstgespräch nicht erforderlich.