Současná práce s dokumenty
Zmapujeme dokumenty, role a oběh informací. Zaměříme se na opakované přepisování, nejasné odpovědnosti a místa, kde se ztrácí čas.
Analýza, která připraví dobré zadání
Vyjasníme, co má nový dokumentový systém změnit a jak poznáte výsledek. Požadavky spojíme s procesy, uživateli a návaznostmi na ostatní aplikace.
Cílové procesy
Navrhneme, jak má agenda fungovat v novém prostředí. Probereme změny s uživateli a oddělíme nezbytné požadavky od pozdějších rozšíření.
Technické souvislosti
Posoudíme integrace, identity, migraci a provozní podmínky. Důležité závislosti budou součástí zadání, ne překvapením při nasazení.
Podklad pro rozhodnutí
Dostanete popis cíle, rozsahu, etap a způsobu ověření. Podklady lze použít pro vlastní realizaci, výběr dodavatele nebo další technický návrh.
Současný stav → Analýza → Metodika → Požadavky a zadání → Implementační dohled → Provoz a rozvoj. Koncepční schéma · nikoli závazná konfigurace produktu
Časté otázky
Co ovlivňuje cenu a dobu implementace?
Počet agend, uživatelů a integrací, stav dat i rozsah úprav. Nabídka má oddělit licence, implementaci, migraci a podporu. Přesnější plán vzniká po vyjasnění zadání a potřebné součinnosti zákazníka.
Musíme zavést všechny agendy najednou?
Ne. U DMS bývá praktické začít vybranou agendou a rozšiřovat ji po ověření. U spisové služby je nutné současně zachovat souvislý evidenční a provozní režim. Etapy proto plánujeme podle povinností a návazností, ne jen podle počtu obrazovek.
Musíme kvůli DMS měnit ERP nebo CRM?
Obvykle ne. Dokumentové služby lze napojit na existující aplikace. Nejprve ověříme jejich rozhraní, dostupná data a způsob práce s identitou; podle toho navrhneme integrační postup.
Co převzít při předání systému?
Vedle aplikace také popis konfigurace, integrací, rolí, provozních postupů a vlastních rozšíření. Dohodněte přístupy správců, zálohování, podporu a podmínky aktualizací. Rozsah předání má být součástí zadání.
Co připravit na první ukázku?
Popište jednu běžnou agendu, její účastníky a současný problém. Hodí se anonymizovaný dokument a ukázka potřebných údajů. Předání citlivých podkladů domluvíme zvlášť; pro první rozhovor nejsou nutné.