Dokumente im richtigen Zusammenhang
Zu einem Dokument gehören beispielsweise Zuständigkeit, Vertragspartner, Status und Vorgangsnummer. Wir gestalten die Metadaten so, dass Menschen nach ihrem Arbeitskontext suchen können.
Dokumentenmanagement mit Überblick
Die richtige Version finden, den Freigabestatus prüfen und alle Unterlagen zusammenhalten. Wir passen ELO-basierte Lösungen an Ihre Abläufe und bestehenden Anwendungen an.
Versionen und Berechtigungen
Das DMS dokumentiert Änderungen und unterscheidet Arbeitsstände von freigegebenen Dokumenten. Zugriffsrechte richten wir nach Rollen und Aufgaben ein.
Freigaben ohne E-Mail-Suche
Kommentare, Aufgaben und Termine bleiben mit dem Dokument verbunden. Beschäftigte sehen, was zu tun ist; Prozessverantwortliche verfolgen den Bearbeitungsstand.
Dokumentendienste für andere Anwendungen
ERP oder Portal können das DMS im Hintergrund nutzen. Die gewohnte Oberfläche bleibt erhalten, während eine gemeinsame Plattform Dokumente und Metadaten verwaltet.
Mit einem Prozess starten
Gemeinsam wählen wir die erste Anwendung, Dokumentengruppe und Nutzergruppe aus. Wir erproben das Vorgehen, bereiten die Migration vor und erweitern die Lösung nach Ihren Prioritäten.
ERP / CRM / Portal / Fachanwendung → Dokumenten-API → Dokumentenablage / Metadaten und Beziehungen / Workflow / Berechtigungen und Audit → Aufbewahrung und Lebenszyklus. Konzeptdarstellung · keine verbindliche Produktkonfiguration
Häufige Fragen
Wofür wird ein DMS eingesetzt?
Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet Dateien samt Metadaten, Versionen und Zugriffsrechten. Es kann auch Freigaben steuern. Damit finden Beschäftigte nicht nur die Datei, sondern auch ihren Status und Zusammenhang.
Was unterscheidet DMS und ECM?
DMS konzentriert sich auf Dokumente. ECM umfasst darüber hinaus Unternehmensinhalte und ihre Einbindung in Geschäftsprozesse. Die Funktionen überschneiden sich; entscheidend sind Ihre Anwendungsfälle, nicht allein die Bezeichnung.
Reicht ein Netzlaufwerk oder Cloud-Ordner?
Für einfaches Teilen kann das ausreichen. Ein DMS ergänzt strukturierte Metadaten, Versionen, Berechtigungen, Freigaben und Fachbezüge. Das hilft besonders, wenn mehrere Personen den gültigen Stand und die nächste Aufgabe kennen müssen.
Was sind Dokumentenmetadaten?
Metadaten beschreiben etwa Art, Eigentümer, Vertragspartner, Datum oder Status. Sie unterstützen Suche, Filter und Automatisierung. Ein Teil kann aus anderen Systemen oder dem Dokument übernommen werden.
Wie vermeiden wir veraltete Dokumentenstände?
Nutzen Sie einen eindeutigen Ablageort, eine Versionshistorie und einen erkennbaren Freigabestatus. Der Prozess bestimmt Bearbeitung und Freigabe. Ein Dokumentenlink ist meist sinnvoller als getrennt versandte Kopien.
Lässt sich in gescannten Dokumenten suchen?
Ja, wenn OCR den Text erkannt und die Suche ihn indexiert hat. Die Qualität hängt von Scan und Erkennung ab. Für wichtige Angaben ist eine Kombination aus Volltext und Metadaten sinnvoll.
Wer sieht vertrauliche Dokumente?
Zugriff wird nach Rollen, Gruppen und Anwendungen eingerichtet. Vorschau, Export, Dienstkonten und Rollenwechsel gehören zur Prüfung. Ein ausgeblendeter Menüpunkt ist keine Zugriffskontrolle.
Müssen wir ERP oder CRM ersetzen?
In der Regel nicht. Dokumentendienste können bestehende Anwendungen ergänzen. Zunächst prüfen wir Schnittstellen, Daten und Identitätsübergabe, anschließend planen wir die Anbindung.
Was wird außer Dateien migriert?
Je nach Quelle auch Metadaten, Versionen, Ordner, Beziehungen und Rechte. Umfang und Prüfung werden vorab festgelegt. Eine Testmigration zeigt fehlende oder fehlerhafte Angaben.
Cloud oder eigene Infrastruktur?
Daten, Verfügbarkeit, Schnittstellen, Betriebskapazität und Kosten entscheiden. Vergleichen Sie auch Sicherung, Wiederherstellung und Ausstieg. Im öffentlichen Bereich sind die Bedingungen des konkreten Cloud-Angebots zusätzlich zu prüfen.
Was beeinflusst Kosten und Projektdauer?
Anwendungen, Nutzer, Schnittstellen, Datenqualität und Anpassungen. Ein Angebot sollte Lizenzen, Einführung, Migration und Support trennen. Ein realistischer Plan berücksichtigt auch Vorbereitung und Mitwirkung des Kunden.
Was sollten wir für eine Vorführung vorbereiten?
Beschreiben Sie einen typischen Vorgang, Beteiligte und das aktuelle Problem. Ein anonymisiertes Dokument und Beispielfelder helfen. Vertrauliche Unterlagen sind für das Erstgespräch nicht erforderlich.