Súčasná práca
Zmapujeme dokumenty, roly a obeh informácií. Zameriame sa na opakované zadávanie, nejasnú zodpovednosť a zbytočné čakanie.
Analýza pre zrozumiteľné zadanie
Vyjasníme, čo má dokumentový systém zmeniť a ako overíte výsledok. Požiadavky spojíme s procesmi, používateľmi a ostatnými aplikáciami.
Cieľové procesy
Navrhneme budúci postup a preberieme ho s používateľmi. Nevyhnutné požiadavky oddelíme od neskorších rozšírení.
Technické súvislosti
Posúdime integrácie, identity, migráciu a prevádzku. Závislosti sa stanú súčasťou zadania už na začiatku.
Podklady na rozhodnutie
Dostanete cieľ, rozsah, etapy a spôsob overenia. Materiály poslúžia pri výbere dodávateľa aj príprave realizácie.
Súčasný stav → Analýza → Metodika → Požiadavky a zadanie → Implementačný dohľad → Prevádzka a rozvoj. Koncepčná schéma · nie záväzná konfigurácia produktu
Časté otázky
Čo ovplyvňuje cenu a dĺžku implementácie?
Počet agend, používateľov a integrácií, kvalita údajov a rozsah úprav. Ponuka má odlíšiť licencie, implementáciu, migráciu a podporu. Plán sa spresňuje podľa zadania a súčinnosti.
Musíme nasadiť všetky agendy naraz?
Nie. Pri DMS možno začať vybranou agendou. Pri registratúre treba zachovať nadväzujúcu evidenciu a prevádzku. Etapy preto vychádzajú z povinností a závislostí.
Musíme pri zavedení DMS meniť ERP alebo CRM?
Spravidla nie. Dokumentové služby možno napojiť na existujúce aplikácie. Najprv overíme rozhrania, dostupné údaje a identity, potom navrhneme spôsob integrácie.
Čo prevziať pri odovzdaní systému?
Konfiguráciu, integrácie, roly, prevádzkové postupy a dokumentáciu rozšírení. Dohodnite správcovské prístupy, zálohy, podporu a aktualizácie. Rozsah patrí do zadania.
Čo pripraviť na prvú ukážku?
Opíšte bežnú agendu, účastníkov a problém. Pomôže anonymizovaný dokument a potrebné údaje. Citlivé podklady dohodneme zvlášť; na prvý rozhovor ich netreba.