Quelldaten verstehen
Exportmöglichkeiten, Aktenstrukturen, Versionen und Vollständigkeit werden geprüft. Wir klären, was übernommen wird und wie verbleibende Altbestände zugänglich bleiben.
Akten und Dokumente mit ihrem Kontext migrieren
Ein Systemwechsel ist mehr als ein Dateitransfer. Wir planen die Übernahme von Dokumenten, Metadaten, Beziehungen und Historie sowie den Übergang für die Beschäftigten.
Zuordnung und Testmigration
Mapping-Regeln werden an einer repräsentativen Auswahl erprobt. Der Test zeigt Fehler und Ergänzungsbedarf vor der eigentlichen Übernahme.
Ergebnisse prüfen
Wir vergleichen Mengen, Inhalte, Metadaten und Verknüpfungen. Ausnahmen werden dokumentiert und zur Bearbeitung zugewiesen.
Umstellung planen
Wir legen den Schreibstopp, die Übernahme letzter Änderungen und das Vorgehen bei Problemen fest. Die Anwender wissen, ab wann sie wo arbeiten.
Bestandsaufnahme → Zuordnung und Regeln → Probemigration → Vollständigkeitsprüfung → Kontrollierte Umstellung → Übergabe und Nachvollziehbarkeit. Konzeptdarstellung · keine verbindliche Produktkonfiguration
Häufige Fragen
Was ist beim Wechsel der Aktenverwaltung besonders wichtig?
Datenbeschreibung und Export früh sichern, Dokumenten- und Vorgangsbeziehungen abbilden und offene Arbeit einplanen. Testmigration und Prüfung müssen vor Abschaltung des Altsystems stattfinden.
Was wird außer Dateien migriert?
Je nach Quelle auch Metadaten, Versionen, Ordner, Beziehungen und Rechte. Umfang und Prüfung werden vorab festgelegt. Eine Testmigration zeigt fehlende oder fehlerhafte Angaben.
Wie lässt sich die Anbieterabhängigkeit begrenzen?
Vereinbaren Sie Export von Dokumenten, Metadaten und Beziehungen, Schnittstellendokumentation und Ausstiegsunterstützung. Prüfen Sie die Nutzbarkeit des Exports. Ein Dateidownload allein genügt nicht.
Was ist ein SIP-Paket?
Ein Submission Information Package übergibt Dokumente und Metadaten an einen Archivprozess. Es ist mehr als ein ZIP mit Dateien. Struktur und Prüfung richten sich nach Standard und Anforderungen des empfangenden Archivs.
Ist Langzeitaufbewahrung dasselbe wie Datensicherung?
Nein. Backups dienen vor allem der Wiederherstellung nach Verlust oder Ausfall. Aufbewahrung berücksichtigt auch Lesbarkeit, Metadaten, Herkunft und geregelte Behandlung über die Zeit.
Müssen alle Anwendungen gleichzeitig starten?
Nein. Bei DMS ist ein schrittweiser Einstieg häufig sinnvoll. In geregelter Aktenführung muss zugleich die Kontinuität gewahrt bleiben. Etappen folgen Pflichten und Abhängigkeiten.