Poznanie zdrojových údajov
Overíme export, štruktúry spisov, verzie a úplnosť údajov. Určíme, čo previesť, čo ponechať a ako sa bude pristupovať k starším záznamom.
Migrácia registratúry so zachovaním súvislostí
Zmena systému nie je len presun súborov. Pripravíme prevod dokumentov, metadát, väzieb a histórie aj postup pre používateľov počas prechodu.
Mapovanie a skúšobný prevod
Pripravíme pravidlá a overíme ich na reprezentatívnej vzorke. Skúška odhalí chyby a potrebné doplnenie údajov pred ostrou migráciou.
Kontrola výsledku
Porovnáme počty, obsah, metadáta a väzby. Výnimky zapíšeme a dohodneme ich riešenie; samotný počet súborov nestačí.
Prechod do nového systému
Naplánujeme ukončenie zápisov, prevod posledných zmien a postup pri probléme. Používatelia dostanú jasné informácie, kde a odkedy majú pracovať.
Inventarizácia → Mapovanie a pravidlá → Skúšobný prevod → Kontrola úplnosti → Riadený prechod → Odovzdanie a dohľadateľnosť. Koncepčná schéma · nie záväzná konfigurácia produktu
Časté otázky
Čo je kľúčové pri zmene evidenčného systému?
Včas získať popis a export údajov, zmapovať dokumenty a spisy a dohodnúť prechod otvorených vecí. Skúšobná migrácia a kontrola sa majú vykonať pred odstavením pôvodného riešenia.
Čo sa pri migrácii prenáša okrem súborov?
Podľa zdroja aj metadáta, verzie, priečinky, väzby a oprávnenia. Vopred určíme rozsah a kontrolu. Skúšobný prevod odhalí údaje na doplnenie či opravu.
Ako obmedziť závislosť od dodávateľa?
Dohodnite export dokumentov, metadát a väzieb, dokumentáciu a súčinnosť pri ukončení. Overte použiteľnosť exportu. Samotné stiahnutie súborov nezaručuje prenositeľnosť celého riešenia.
Čo je balík SIP?
Je to balík dokumentov a metadát na odovzdanie do archívneho procesu. Nie je to len ZIP so súbormi. Štruktúru a kontrolu určujú príslušný štandard a požiadavky prijímajúceho archívu.
Je dlhodobé uchovávanie to isté ako zálohovanie?
Nie. Záloha slúži na obnovu po strate či poruche. Dlhodobé uchovávanie rieši aj čitateľnosť, metadáta, pôvod a riadenú správu v čase. Postupy sa dopĺňajú.
Musíme nasadiť všetky agendy naraz?
Nie. Pri DMS možno začať vybranou agendou. Pri registratúre treba zachovať nadväzujúcu evidenciu a prevádzku. Etapy preto vychádzajú z povinností a závislostí.