Dokumente und Anwendungen erfassen
Wir klären, welche Unterlagen entstehen, woher sie kommen und wer sie bearbeitet. Dazu gehören Fachverfahren, Rollen und Schwachstellen der bisherigen Arbeit.
Anforderungen vor der Systemeinführung klären
Vor der Produktauswahl brauchen Sie einen Überblick über Dokumente, Abläufe und Abhängigkeiten. Wir erstellen belastbare Grundlagen für Auswahl, Umsetzung und Abnahme.
Die künftige Lösung beschreiben
Funktionen, Metadaten, Schnittstellen und Betriebsanforderungen werden festgehalten. Wichtige Anforderungen erhalten ein konkretes Prüfkriterium.
Migration und Mitwirkung planen
Wir definieren Datenumfang, Vorbereitung und benötigte Mitarbeit. Eine frühe Sichtung des Altsystems zeigt fehlende Informationen und Übergangsrisiken.
Entscheidungsgrundlagen liefern
Sie erhalten Zielprozesse, Anforderungen, Abhängigkeiten und empfohlene Etappen. Damit lassen sich Anbieter vergleichen und die Einführung steuern.
Ist-Zustand → Analyse → Methodik → Anforderungen und Lastenheft → Implementierungsbegleitung → Betrieb und Weiterentwicklung. Konzeptdarstellung · keine verbindliche Produktkonfiguration
Häufige Fragen
Welche Unterlagen werden für die Prüfung benötigt?
Üblicherweise interne Vorgaben, Systembeschreibung, Anwendungen, Schnittstellen und Arbeitsbeispiele. Zugänge werden vorher vereinbart. Vertrauliche Dokumente gehören nicht in ein öffentliches Anfrageformular.
Was beeinflusst Kosten und Projektdauer?
Anwendungen, Nutzer, Schnittstellen, Datenqualität und Anpassungen. Ein Angebot sollte Lizenzen, Einführung, Migration und Support trennen. Ein realistischer Plan berücksichtigt auch Vorbereitung und Mitwirkung des Kunden.
Was ist beim Wechsel der Aktenverwaltung besonders wichtig?
Datenbeschreibung und Export früh sichern, Dokumenten- und Vorgangsbeziehungen abbilden und offene Arbeit einplanen. Testmigration und Prüfung müssen vor Abschaltung des Altsystems stattfinden.
Wie lässt sich die Anbieterabhängigkeit begrenzen?
Vereinbaren Sie Export von Dokumenten, Metadaten und Beziehungen, Schnittstellendokumentation und Ausstiegsunterstützung. Prüfen Sie die Nutzbarkeit des Exports. Ein Dateidownload allein genügt nicht.
Müssen alle Anwendungen gleichzeitig starten?
Nein. Bei DMS ist ein schrittweiser Einstieg häufig sinnvoll. In geregelter Aktenführung muss zugleich die Kontinuität gewahrt bleiben. Etappen folgen Pflichten und Abhängigkeiten.
Wie bereiten wir Anwender auf die Umstellung vor?
Schulungen sollten Rollen und echte Aufgaben abbilden. Pilotgruppe, kurze Anleitungen und klare Ansprechpartner helfen. Administration und Fachverantwortliche benötigen eigene Schulungen.