Quellen erfassen
Dateien, Metadaten, Versionen und Rechte werden geprüft. Wir legen gemeinsam fest, was übernommen, bereinigt oder belassen wird.
Dokumente in ein neues DMS übernehmen
Wir übertragen benötigte Dokumente und Daten aus Altsystem oder Ablage. Vorbereitung, Testmigration und Ergebniskontrolle gehören dazu.
Zuordnung zum Ziel
Regeln für Namen, Kategorien, Eigentümer und Beziehungen werden vorbereitet. Ein Test zeigt inkonsistente Daten vor der Umstellung.
Ergebnisse und Ausnahmen
Die Prüfung umfasst Inhalte, Mengen und wichtige Dokumenteneigenschaften. Fehler werden zur Bearbeitung dokumentiert.
Anwender bei der Umstellung begleiten
Wir planen letzte Änderungen, Altzugriff und Kommunikation. Bei Aktenverwaltung werden zusätzlich Registrierungs- und Vorgangsbeziehungen geprüft.
Bestandsaufnahme → Zuordnung und Regeln → Probemigration → Vollständigkeitsprüfung → Kontrollierte Umstellung → Übergabe und Nachvollziehbarkeit. Konzeptdarstellung · keine verbindliche Produktkonfiguration
Häufige Fragen
Was wird außer Dateien migriert?
Je nach Quelle auch Metadaten, Versionen, Ordner, Beziehungen und Rechte. Umfang und Prüfung werden vorab festgelegt. Eine Testmigration zeigt fehlende oder fehlerhafte Angaben.
Was ist beim Wechsel der Aktenverwaltung besonders wichtig?
Datenbeschreibung und Export früh sichern, Dokumenten- und Vorgangsbeziehungen abbilden und offene Arbeit einplanen. Testmigration und Prüfung müssen vor Abschaltung des Altsystems stattfinden.
Wie lässt sich die Anbieterabhängigkeit begrenzen?
Vereinbaren Sie Export von Dokumenten, Metadaten und Beziehungen, Schnittstellendokumentation und Ausstiegsunterstützung. Prüfen Sie die Nutzbarkeit des Exports. Ein Dateidownload allein genügt nicht.
Müssen alle Anwendungen gleichzeitig starten?
Nein. Bei DMS ist ein schrittweiser Einstieg häufig sinnvoll. In geregelter Aktenführung muss zugleich die Kontinuität gewahrt bleiben. Etappen folgen Pflichten und Abhängigkeiten.
Was beeinflusst Kosten und Projektdauer?
Anwendungen, Nutzer, Schnittstellen, Datenqualität und Anpassungen. Ein Angebot sollte Lizenzen, Einführung, Migration und Support trennen. Ein realistischer Plan berücksichtigt auch Vorbereitung und Mitwirkung des Kunden.