Nejdříve poznat zdrojová data
Prověříme exportní možnosti, strukturu spisů, verze a úplnost údajů. Rozlišíme, co se bude převádět, co zůstane v původním systému a jak se k tomu bude přistupovat.
Migrace spisové služby bez ztráty souvislostí
Přechod na nové eSSL není jen přenos souborů. Připravíme převod dokumentů, metadat, vazeb a historie a pomůžeme naplánovat práci během změny systému.
Mapování a zkušební převod
Připravíme pravidla mapování do cílového systému a ověříme je na reprezentativním vzorku. Zkouška ukáže chyby i potřebné doplnění dat před ostrou migrací.
Kontrola výsledku
Porovnáme počty, obsah, metadata a vazby. Výjimky zaznamenáme a dohodneme způsob jejich řešení. Samotný počet importovaných souborů není jediným kritériem převzetí.
Přechod a další přístup
Naplánujeme uzavření zápisů, převod posledních změn a postup při potížích. Uživatelé musí vědět, od kdy pracují v novém systému a kde najdou starší dokumenty.
Inventarizace → Mapování a pravidla → Zkušební převod → Kontrola úplnosti → Řízený přechod → Předání a dohledatelnost. Koncepční schéma · nikoli závazná konfigurace produktu
Časté otázky
Co je nejdůležitější při změně eSSL?
Včas získat popis a export dat, zmapovat vazby dokumentů a spisů a dohodnout přechod rozpracovaných věcí. Zkušební migrace a kontrola výsledku patří do plánu ještě před vypnutím původního systému.
Co se při migraci převádí kromě souborů?
Podle zdrojového systému také metadata, verze, složky, vazby a přístupová práva. Předem stanovíme rozsah a způsob kontroly. Zkušební převod odhalí, které údaje je třeba doplnit nebo opravit.
Jak omezit závislost na dodavateli?
Sjednejte export dokumentů, metadat a vazeb, dokumentaci rozhraní a součinnost při ukončení služby. Předem ověřte, že export lze skutečně přečíst a využít. Pouhá možnost stáhnout soubory ještě nezajišťuje přenositelnost celého řešení.
Co je SIP balíček?
SIP je balíček určený k předání dokumentů a souvisejících metadat do navazujícího archivního procesu. Nejde jen o ZIP se soubory. Jeho struktura a kontrola závisí na příslušném standardu a požadavcích přijímajícího archivu.
Je dlouhodobé uchování stejné jako zálohování?
Ne. Záloha slouží především k obnově po ztrátě nebo poruše. Dlouhodobé uchování řeší také čitelnost, metadata, původ a řízené nakládání s dokumentem v čase. Potřebné jsou oba postupy, ale mají jiný účel.
Musíme zavést všechny agendy najednou?
Ne. U DMS bývá praktické začít vybranou agendou a rozšiřovat ji po ověření. U spisové služby je nutné současně zachovat souvislý evidenční a provozní režim. Etapy proto plánujeme podle povinností a návazností, ne jen podle počtu obrazovek.