DMS a ECM
Potřebujete společné úložiště, přehled o verzích a schvalování? DMS uspořádá dokumenty podle agend, propojí je s údaji a nastaví přístup pro jednotlivé role.
Řešení pro dokumenty a procesy
Vyberte oblast, kterou potřebujete posunout: správu dokumentů, spisovou službu, automatizaci nebo propojení systémů. Pomůžeme vám najít vhodný začátek.
Spisová služba a DEPO
Pro evidenci a správu dokumentů nabízíme DEPO i odborné služby. Zkontrolujeme současný stav, připravíme požadavky a pomůžeme s přechodem na nové řešení.
AI a automatizace
Zaměřujeme se na opakované úlohy: čtení dokumentů, získávání údajů, třídění a předávání do dalšího zpracování. Vhodné scénáře vybíráme podle vašich dokumentů a očekávaného přínosu.
Integrace a podnikové agendy
Smlouvy, faktury či žádosti mohou mít vlastní pracovní prostředí a přitom používat společné dokumentové služby. Připravíme vazby na ERP, identity a další aplikace.
Analýza → Architektura → Implementace → Migrace → Ověření a předání → Provoz a rozvoj. Koncepční schéma · nikoli závazná konfigurace produktu
Časté otázky
Co je DMS a k čemu slouží?
DMS je systém pro řízenou správu dokumentů a informací, které s nimi souvisejí. Vedle samotného souboru uchovává metadata, historii verzí, oprávnění a stav zpracování, takže uživatelé pracují se správným dokumentem a vědí, v jakém procesu se nachází. DMS může podporovat schvalování, předávání úkolů, vyhledávání i napojení na další podnikové systémy. Smyslem není vytvořit další úložiště, ale dostat dokumenty pod kontrolu v celém jejich pracovním životním cyklu.
Jaký je rozdíl mezi DMS a elektronickou spisovou službou?
DMS podporuje obecnou práci s dokumenty, jejich metadaty, verzemi, oprávněními a procesy. Elektronická spisová služba navíc řeší evidenci a životní cyklus dokumentů podle pravidel vztahujících se na konkrétního původce. Obě vrstvy mohou být úzce propojené, ale obecné DMS se tím automaticky nestává eSSL. Při návrhu architektury je proto důležité oddělit uživatelské agendy od povinností, které musí zajišťovat spisová služba.
Musíme kvůli DMS měnit ERP nebo CRM?
Ve většině případů není cílem stávající ERP, CRM nebo jiný agendový systém nahrazovat. DMS může fungovat jako dokumentový backend, do kterého okolní aplikace ukládají dokumenty a odkud je podle oprávnění znovu načítají. Uživatel tak může dál pracovat v systému, který zná, zatímco dokumentová vrstva zajišťuje verzování, metadata, oprávnění a auditovatelnost. Rozsah integrace se volí podle procesů a technických možností jednotlivých systémů.
Musíme zavést všechny agendy najednou?
U DMS zpravidla není nutné spouštět všechny agendy současně. Často je výhodnější začít procesem s jasným přínosem, ověřit model a teprve potom řešení rozšiřovat. U spisové služby je ale potřeba hlídat souvislost evidence a provozních povinností, takže etapizace musí respektovat návaznosti mezi dokumenty, evidencemi a integracemi. Rozumný plán proto vychází z procesů a rizik, nikoliv jen z počtu modulů.
Co připravit na první ukázku?
Nejvíc pomůže několik konkrétních dokumentů a popis skutečného procesu, který dnes uživatelé vykonávají. Užitečné je vědět, kdo dokument vytváří, kdo ho schvaluje, jaké údaje se evidují, kde vznikají prodlevy a na které okolní systémy proces navazuje. Díky tomu lze ukázku zaměřit na reálný scénář místo obecné prezentace funkcí. Není nutné mít hotovou detailní specifikaci; pro první diskusi stačí dobře popsaný problém a očekávaný výsledek.