Prehľad zdrojov
Zmapujeme súbory, metadáta, verzie a prístupy. Spoločne určíme, čo preniesť, upraviť alebo ponechať.
Migrácia dokumentov do nového DMS
Prevedieme dokumenty a údaje zo súčasného systému alebo úložiska. Pripravíme zdroje, skúšobný prevod aj kontrolu výsledku.
Mapovanie do cieľa
Pripravíme pravidlá pre názvy, kategórie, vlastníkov a väzby. Skúška ukáže nekonzistentné údaje pred ostrým prechodom.
Kontrola a výnimky
Overíme obsah, počty aj vlastnosti dokumentov. Chyby dostanú samostatný zoznam na vyriešenie.
Prechod používateľov
Naplánujeme posledné zmeny, prístup k starším údajom a komunikáciu. Pri registratúre sa posudzujú aj evidenčné a spisové väzby.
Inventarizácia → Mapovanie a pravidlá → Skúšobný prevod → Kontrola úplnosti → Riadený prechod → Odovzdanie a dohľadateľnosť. Koncepčná schéma · nie záväzná konfigurácia produktu
Časté otázky
Čo sa pri migrácii prenáša okrem súborov?
Podľa zdroja aj metadáta, verzie, priečinky, väzby a oprávnenia. Vopred určíme rozsah a kontrolu. Skúšobný prevod odhalí údaje na doplnenie či opravu.
Čo je kľúčové pri zmene evidenčného systému?
Včas získať popis a export údajov, zmapovať dokumenty a spisy a dohodnúť prechod otvorených vecí. Skúšobná migrácia a kontrola sa majú vykonať pred odstavením pôvodného riešenia.
Ako obmedziť závislosť od dodávateľa?
Dohodnite export dokumentov, metadát a väzieb, dokumentáciu a súčinnosť pri ukončení. Overte použiteľnosť exportu. Samotné stiahnutie súborov nezaručuje prenositeľnosť celého riešenia.
Musíme nasadiť všetky agendy naraz?
Nie. Pri DMS možno začať vybranou agendou. Pri registratúre treba zachovať nadväzujúcu evidenciu a prevádzku. Etapy preto vychádzajú z povinností a závislostí.
Čo ovplyvňuje cenu a dĺžku implementácie?
Počet agend, používateľov a integrácií, kvalita údajov a rozsah úprav. Ponuka má odlíšiť licencie, implementáciu, migráciu a podporu. Plán sa spresňuje podľa zadania a súčinnosti.