Přehled zdrojů
Zmapujeme soubory, metadata, verze a přístupy. Společně určíme, co převést, co upravit a co ponechat v původním prostředí.
Migrace dokumentů do nového DMS
Přeneseme potřebné dokumenty a údaje ze stávajícího úložiště nebo systému. Součástí je příprava dat, zkušební převod a kontrola výsledku.
Mapování do cílového systému
Připravíme pravidla pro názvy, kategorie, vlastníky a vazby. Zkušební migrace pomůže odhalit nekonzistentní údaje před ostrým přechodem.
Kontrola a výjimky
Výsledek ověříme podle obsahu, počtů a důležitých vlastností dokumentů. Chyby a výjimky dostanou samostatný seznam k dořešení.
Plynulý přechod uživatelů
Naplánujeme poslední změny, dostupnost starších dat a komunikaci s uživateli. Migrace eSSL navíc potřebuje posouzení evidenčních a spisových vazeb.
Inventarizace → Mapování a pravidla → Zkušební převod → Kontrola úplnosti → Řízený přechod → Předání a dohledatelnost. Koncepční schéma · nikoli závazná konfigurace produktu
Časté otázky
Co se při migraci převádí kromě souborů?
Podle zdrojového systému také metadata, verze, složky, vazby a přístupová práva. Předem stanovíme rozsah a způsob kontroly. Zkušební převod odhalí, které údaje je třeba doplnit nebo opravit.
Co je nejdůležitější při změně eSSL?
Včas získat popis a export dat, zmapovat vazby dokumentů a spisů a dohodnout přechod rozpracovaných věcí. Zkušební migrace a kontrola výsledku patří do plánu ještě před vypnutím původního systému.
Jak omezit závislost na dodavateli?
Sjednejte export dokumentů, metadat a vazeb, dokumentaci rozhraní a součinnost při ukončení služby. Předem ověřte, že export lze skutečně přečíst a využít. Pouhá možnost stáhnout soubory ještě nezajišťuje přenositelnost celého řešení.
Musíme zavést všechny agendy najednou?
Ne. U DMS bývá praktické začít vybranou agendou a rozšiřovat ji po ověření. U spisové služby je nutné současně zachovat souvislý evidenční a provozní režim. Etapy proto plánujeme podle povinností a návazností, ne jen podle počtu obrazovek.
Co ovlivňuje cenu a dobu implementace?
Počet agend, uživatelů a integrací, stav dat i rozsah úprav. Nabídka má oddělit licence, implementaci, migraci a podporu. Přesnější plán vzniká po vyjasnění zadání a potřebné součinnosti zákazníka.