Spoznáme dnešnú prácu
Prejdeme príjem, obeh, vybavovanie aj ukladanie dokumentov. Zameriame sa na miesta, kde ľudia improvizujú, opakovane zadávajú údaje alebo obchádzajú nevyhovujúci postup.
Poradenstvo pre správu registratúry
Potrebujete upraviť postupy, pripraviť zadanie alebo rozhodnúť o novom systéme? Prepojíme metodický a technický pohľad a navrhneme ďalšie kroky.
Pravidlá a zodpovednosti
Pripravíme odporúčania k interným pravidlám, rolám a práci s jednotlivými druhmi dokumentov. Cieľom je postup, ktorý môžu používať zamestnanci aj správca systému.
Podklady na výber riešenia
Požiadavky prevedieme do zadania s funkciami, integráciami, migráciou, bezpečnosťou a prevádzkou. Konkrétne scenáre pomôžu porovnať ponuky a neskôr prevziať výsledok.
Pomoc počas zavádzania
Na strane zákazníka posúdime návrh a pripravenosť jednotlivých krokov. Poradenstvo nie je podmienené použitím ELO ani DEPO.
Súčasný stav → Analýza → Metodika → Požiadavky a zadanie → Implementačný dohľad → Prevádzka a rozvoj. Koncepčná schéma · nie záväzná konfigurácia produktu
Časté otázky
Poradíte aj so systémom iného dodávateľa?
Áno. Metodika, analýza a audit nie sú viazané na ELO alebo DEPO. Posudzujeme procesy a požiadavky; zásahy do iného produktu sa dohodnú s jeho dodávateľom.
Aké podklady treba na audit?
Interné pravidlá, popis systému, prehľad agend a integrácií a príklady práce. Prístupy dohodneme vopred. Citlivé dokumenty nepatria do verejného formulára.
Čo dostaneme z auditu?
Zistenia s dopadom, prioritou a odporúčaním. Podľa rozsahu aj plán nápravy, zodpovednosti a overenie. Výstup slúži na konkrétne zmeny, nielen na zoznam nedostatkov.
Musíme nasadiť všetky agendy naraz?
Nie. Pri DMS možno začať vybranou agendou. Pri registratúre treba zachovať nadväzujúcu evidenciu a prevádzku. Etapy preto vychádzajú z povinností a závislostí.
Čo ovplyvňuje cenu a dĺžku implementácie?
Počet agend, používateľov a integrácií, kvalita údajov a rozsah úprav. Ponuka má odlíšiť licencie, implementáciu, migráciu a podporu. Plán sa spresňuje podľa zadania a súčinnosti.
Ako pripraviť používateľov na zmenu?
Školenie má vychádzať z rolí a reálnych úloh. Pomáha pilotná skupina, krátke návody a kontakt na otázky. Správca aj metodik potrebujú samostatnú prípravu.