ربط السجلات المتخصصة بإدارة الوثائق

يجب تحديد الوثائق والبيانات والمسؤولية والحفظ والارتباط بنظام السجلات. وللسجل المستقل في الإطار التشيكي متطلبات خاصة؛ مجرد فصل التطبيق لا يمنحه هذا الوضع القانوني.

يدعم نظام الوثائق العمل والمسارات. أما eSSL التشيكي فيعالج أيضاً متطلبات التسجيل ودورة الحياة المنصوص عليها للجهة المعنية. يمكن للنظامين التعاون، لكن إدارة الوثائق وحدها لا تعني تلقائياً استيفاء متطلبات eSSL.

الوثيقة سجل منفرد، والملف يجمع الوثائق المتعلقة بموضوع واحد. لا يكفي وضع الملفات جنباً إلى جنب؛ تهم أيضاً العلاقات وحالة الإنجاز وقواعد الإغلاق والحفظ.

ليس بالضرورة. يمكن ربط خدمات الوثائق بالتطبيقات القائمة. نراجع أولاً الواجهات والبيانات وطريقة التعامل مع الهوية، ثم نصمم الربط المناسب.

ليس تلقائياً. يجب اتباع إجراءات التقييم والتصرف المعمول بها، بما فيها الاختيار للحفظ الدائم عند اللزوم. وقد تمنع التزامات أخرى أو قرار تعليق الإتلاف عملية الحذف.

اتفق على تصدير الوثائق والبيانات والعلاقات، وتوثيق الواجهات، والمساندة عند إنهاء الخدمة. اختبر صلاحية التصدير للاستخدام؛ تنزيل الملفات وحده لا ينقل الحل كله.